Microsoft Excel: Rekenen met de kalender

Vorige week heb ik een Excel sheet gemaakt voor een collega die de ziekmeldingen bijhoudt.  Van ziekmelding, bezoek bedrijfsarts na 2 weken, alle data van "Wet Poortwachter" tot aan de datum aanvraag WIA. Een traject van 104 weken die nauwgezet gevolgd moeten worden. In het bestand worden de ziek- en betermeldingen ingevoerd en het overzicht geeft aan wanneer de volgende actie verwacht wordt. Het is gebaseerd op de rekenmogelijkheid met datums. Iedere datum die ingevoerd wordt als dd/mm/jj krijgt een waarde, waardoor je ermee kan rekenen. Twee weken later is dus dat getal + 14. Zo kunnen er allerlei berekeningen gedaan worden. Zie hiervoor het bestand. Ook de voorwaardelijke opmaak, die belangrijke gegevens met rood aangeeft, maakt het werk makkelijker.

Voor het bestand, download hier

Microsoft Excel: Kasboek

Ik werk veel voor scholen. De scholen krijgen veel te maken met allerlei kleine administraties die via giro rekeningen lopen van ouderraad etc. Vanaf 2006 valt de verantwoording van deze rekeningen bij het school bestuur. Reden om het eenvoudig maar toch overzichtelijk bij te houden. Natuurlijk is een klein boekhoud programma het beste, maar met Excel kom je ook een heel eind.

Voor de scholen die ik ondersteun heb ik het onderstaande bestand gemaakt. Iedere uitgave of ontvangst wordt op één regel ingegeven. Links de verantwoording naar de (bank)rekening, rechts de verantwoording naar de kostensoort. Ieder bedrag moet dus twee keer worden ingegeven, dat is meteen een check. Helemaal recht geeft het programma aan als het niet klopt.

Zo kunnen we meerdere bankrekeningen en meerdere kostensoorten bijgehouden worden. Ook kan je eenvoudig zien of een ouder heeft betaald voor het schoolreisje, of de inkomsten dekkend zijn etc.

 Voor het bestand, download hier

Microsoft Outlook: Mailing naar meerdere personen/bedrijven

Als je verkeerd gebruik maakt van de programmatuur kan dit grote gevolgen hebben. Vorige week ontving ik een e-mail van een concurrerend bedrijf met hun adreswijziging. Een mail die ze aan al hun relaties hadden verstuurd. De adressen van ALLE RELATIES stonden in de e-mail. Op zo'n manier maak je het wel erg makkelijk voor de concurrentie.

Terwijl het zó eenvoudig is om een mail naar meerdere adressen te versturen, zonder dat de ontvanger ziet naar wie deze mail nog meer is gestuurd.

Hoe? Stuur de mail naar je eigen adres en zet de adressen van je relaties in het BCC vakje. Zo simpel!

Microsoft Word: Boekje op A5 formaat

Ik was al tijden op zoek naar de mogelijkheid in Word om een boekje te printen op A5 formaat (1/2 A4), waarbij de pagina's in zo'n volgorde geprint moeten worden dat de gebonden weer op volgorde liggen.

Uiteindelijk bood Microsoft zelf de oplossing op hun site en deze is best eenvoudig (alleen voor Word 2003):

1. Kies Bestand >> Pagina-instelling en open het tabblad Marges.

2. Klik onder Afdrukstand op Liggend. Achter Meerdere pagina's kiest u Katern. (Wilt u links en rechts van het nietje meer witruimte voor het binden, verhoog dan het aantal centimeters bij Binnenkant. Pas desgewenst ook de overige marges aan.) Sluit het dialoogvenster Pagina-instelling via OK.

Als uw printer dubbelzijdig kan printen kan de afdruk in een keer geprint en geniet worden. Als uw printer niet dubbelzijdig kan printen kan dat mogelijk nog door de kopieermachine op dubbelzijdig te zetten.

Microsoft Excel: Opmaak getallen

Afgelopen week heb ik samen met de boekhouder een management rapportage verbeterd, die niet duidelijk leesbaar was. De omzet cijfers stonden in hele Euro's, de cellen waar geen input voor was, werd als 0 weergegeven en daar werd ook het percentage verwarrend gepresenteerd.

Door een scheidingsteken tussen de duizendtallen te gebruiken zijn de bedragen beter leesbaar. De nullen in het laatste kwartaal maken het rapport alleen maar onduidelijker. Door in de Opmaak de Celeigenschappen aan te passen kan het rapport veel overzichtelijker gemaakt worden. Kijk vooral eens in de tab Getal bij de Aangepaste formats: Het ziet er een beetje ingewikkeld uit, maar is zeker de moeite waard om te experimenteren.  De volgende format: " _-* #.##0_-;_-* #.##0-;_-* "-"_-;_-@_- " geeft bijvoorbeeld twee decimalen en een "-" teken voor een nul.

Met weinig inspanning meer inzicht.

Microsoft Outlook: Kaarten en routeplanner

Een van de beste verborgen mogelijkheden van Outlook vind ik de ingebouwde kaart en route planner. Als je in Outlook bij de contactpersonen op het gele ruitje met de blauwe pijl daarin klikt, krijg je een plattegrond van het adres van de contact persoon, indien alle gegevens juist zijn ingebracht natuurlijk. Erg handig, en reden om Outlook op een juiste manier te gebruiken.

De optie is ook te vinden onder Contactpersonen > kies de juiste contact persoon > Acties> Kaart van adres weergeven.

Microsoft Word: Initiaal

In publicaties worden ze nog wel gebruikt en zelf vind ik het altijd erg leuk staan om een alinea te beginnen met een hoofdletter die een aantal regels groot is. Ook goed voor de wekelijkse nieuwsbrief en dergelijke. Vorige week zag ik een secretaresse modderen met grootte van het font om zoiets in MS-Word te maken. Er is hier een speciale optie voor:

Gebruik hiervoor het menu Opmaak >> Decoratief Initiaal en bepaal uw keuze.

Internet Explorer: Verwijder de tijdelijke internetbestanden automatisch

Tijdens het surfen op internet worden op uw computer bestanden neergezet in de map "tijdelijke internet bestanden". Na verloop van tijd kan deze map erg groot worden. Internet Explorer biedt u de mogelijkheid deze map automatisch te legen iedere keer wanneer u Internet Explorer afsluit. Om deze optie in te schakelen kiest u vanuit Internet Explorer extra-internet opties. Wanneer het dialoogvenster opent kiest u het tabblad geavanceerd. Zet een vinkje bij "de map tijdelijke internetbestanden leegmaken wanneer de browser wordt afgesloten". Klik op toepassen en O.K. om af te sluiten.

Hyperlinks in documenten/worksheets (Office)

Zelf gebruik ik deze mogelijkheid regelmatig: In een Word of Excel document kunt u verwijzen naar een Web site, maar ook naar eigen files die op u computer staan. Bij notulen is het verwijzen naar files heel handig. Selecteer de tekst/file die u wilt linken. Klik vervolgens in het menu Invoegen op Hyperlink (of op de bijbehorende sneltoets). Zorg ervoor dat in het venster dat nu verschijnt de cursor in het Adres-balkje staat. Start de browser op en open de website waar u naar wilt linken of de file waarnaar u wilt verwijzen. Ga terug naar het Office-document: nu verschijnt het website-adres of file automatisch in het Hyperlink Invoegen-dialoog-venster en hoeft u dit adres dus niet meer in te tikken of te kopiëren vanuit de browser! Sluit af met OK. Zo kan er ook geen verwarring zijn over de bedoelde verwijzingen. 

In de praktijk kijk je voor het printen meestal nog een keer naar het Afdrukvoorbeeld (Bestand >> Afdrukvoorbeeld). Meestal ontdek je dan nog wel een klein foutje. Je hoeft daarvoor het Afdrukvoorbeeld niet te verlaten. Klik met de linker muisknop (met het vergrootglas) op het afdrukvoorbeeld en vervolgens op de knop Inzoommodus (icoon met document en vergrootglas) in de werkbalk Afdrukvoorbeeld. Je kan de tekst nu aanpassen. Klik weer op de knop Inzoommodus om terug te keren naar het Afdrukvoorbeeld.

Microsoft Word: Wingdings codes

In Word kan je allerlei tekens in je tekst gebruiken. Wat dacht je van mijn ( 06-11011180. Overigens is mijn * Proostdijstraat 3 in Abcoude.

Deze tekens zitten verborgen in de Fonts, welke je onder Opmaak kunt veranderen. Een J ziet er bij het Times Roman Font zo uit:  J en als je het Font Wingdings selecteert: J